General Terms & Conditions – Exhibitors
ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN FÜR AUSSTELLER
1. Geltungsbereich, Änderungen
1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen der RM Rudolf Müller Events GmbH, Madeleine-Ruoff-Str. 26a, 82211 Herrsching (im Folgenden: „Organisator“ genannt) und ihren Kunden (im Folgenden: „Aussteller“ genannt) über die Teilnahme des Kunden als Aussteller an der jeweiligen BIM WORLD MUNICH bzw. CAFM WORLD (nachfolgend: Messe) sowie über messebezogene Dienstleistungen. Abweichende allgemeine Geschäftsbedingungen des Ausstellers werden nicht anerkannt, es sei denn, der Organisator stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.
1.2 Der Organisator ist bei einer Veränderung der Marktverhältnisse und/oder der Gesetzeslage und/oder der höchstrichterlichen Rechtsprechung berechtigt, diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen mit einer Frist von sechs(6) Wochen im Voraus zu ergänzen und/oder zu ändern, sofern dies für den Kunden zumutbar ist. Die jeweiligen Änderungen werden dem Kunden per E-Mail bekannt gegeben. Die Ergänzungen bzw. Änderungen gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht innerhalb einer Frist von sechs (6) Wochen nach Zugang der Änderungen und/oder Ergänzungen diesen per E-Mail widersprochen hat, vorausgesetzt der Veranstalter hat auf diese Genehmigungsfiktion in der Änderungskündigung ausdrücklich hingewiesen. Ein etwaiger Widerspruch des Kunden ist an info@bim-world.de zu richten.
2. Zustandekommen des Vertrags
2.1 Der Aussteller gibt ein Angebot zum Abschluss des Ausstellervertrags ab, indem er das vom Organisator bereitgestellte, vollständig ausgefüllte und unterzeichnete Buchungsformular an den Organisator zurücksendet. Der Aussteller ist nach Zugang beim Organisator an sein Vertragsangebot gebunden. Der Organisator kann das Angebot innerhalb von 14 Werktagen annehmen, wodurch ein bindender Vertrag mit dem Aussteller zustande kommt.
2.2 Alternativ erstellt der Organisator dem Aussteller auf Anfrage ein individuelles Angebot. Der Vertrag mit dem Aussteller kommt in diesem Fall dadurch zustande, dass der Aussteller das unterzeichnete Angebot innerhalb der angegebenen Angebotsfrist an den Organisator zurücksendet.
2.3 Vertragsgegenstand ist der sich aus dem Buchungsformular und der Standbestätigung bzw. dem individuellen Angebot ergebende Leistungsumfang.
3. Zuteilung und Reservierung von Standflächen
3.1 Der Organisator teilt dem Aussteller die Standfläche nach eigenem Ermessen unter Berücksichtigung des Zeitpunkts des Vertragsschlusses, der vom Aussteller angegeben Produktgruppen und der zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten zu. Der Organisator behält sich das Recht vor, die Standflächenzuteilung auch nach der Zuteilung zu ändern, wenn dies zur Auslastung der Räumlichkeiten, zur Gestaltung des Wettbewerbsumfelds der Aussteller, aus technischen oder aus Sicherheitsgründen erforderlich ist. Der Organisator wird sich in diesem Fall bemühen, dem Aussteller eine vergleichbare Standfläche zuzuteilen. Sollte die neue Standfläche kleiner als die gebuchte Fläche sein, erstattet der Organisator dem Aussteller den Differenzbetrag. Andere Ansprüche des Ausstellers bestehen nicht.
3.2 Möchte der Aussteller eine bestimmte Standfläche buchen, teilt er dies dem Organisator im Rahmen der Buchung mit. Ist die gewünschte Fläche verfügbar, bestätigt der Organisator die Reservierung dieser Standfläche unter Mitteilung des Reservierungszeitraums. Die für die Reservierung anfallenden Gebühren stellt der Organisator dem Aussteller in der im Buchungsformular angegebenen Höhe in Rechnung. Kommt innerhalb des Reservierungszeitraums kein Vertrag mit dem Aussteller zustande, erlischt die Reservierung und der Organisator kann die Fläche anderweitig reservieren oder zuteilen.
4. Zugang zum Messegelände
Der Zutritt zum Messegelände ist für Aussteller nur mit dem vom Organisator ausgestellten Ausstellerausweis zulässig.
5. Standbelegung; Standaufbau und Standabbau
5.1 Der Aussteller verpflichtet sich, seinen Stand während der gesamten Dauer der Messe zu belegen.
5.2 Der Aussteller wird die von der Messe München vorgegebenen Standaufbau- und Standabbauzeiten einhalten. Im Falle eines Verstoßes hat der Aussteller die Verspätungsgebühr der Messe München zzgl. eines Handlings Zuschlages in Höhe von 10 % der Verspätungsgebühr zu tragen.
5.3 Am Standabbautag hat der Aussteller die Standfläche vollständig zu räumen. Dies umfasst die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes der Ausstellungsfläche, d.h. die Entfernung sämtlichen Standbaumaterials, sämtlicher Ausstellungsgegenstände und des gesamten sonstigen Ausstellungsguts. Der Organisator ist berechtigt, zurückgelassene Ausstellungsstände bzw. Exponate auf Kosten des Ausstellers zu entsorgen. Für Beschädigungen an zurückgelassenen Ausstellungsständen und/oder Exponaten oder deren Abhandenkommen übernimmt der Organisator keine Haftung.
6. Preise und Zahlungsbedingungen
6.1 Sämtliche Preisangaben in den Ausstellerinformationen, Formularen und Angeboten des Organisators sind Nettopreise. Soweit gesetzliche Mehrwertsteuer anfällt, wird sie zusätzlich berechnet und auf der Rechnung separat ausgewiesen.
6.2 Rechnungen sind innerhalb der auf der Rechnung angegebenen Frist ohne Abzug fällig.
6.3 Bei Zahlungsverzug werden dem Aussteller Verzugszinsen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen (§ 288 BGB) berechnet. Zudem behält sich der Organisator vor, eine Bearbeitungsgebühr für Mahnungen sowie sonstige durch den Verzug entstandene Kosten in Rechnung zu stellen.
6.4 Zahlungen haben ausschließlich auf das in der Rechnung angegebene Konto zu erfolgen. Gebühren für internationale Transaktionen, Überweisungen oder andere Zahlungsarten trägt der Aussteller.
7. Nichtteilnahme des Ausstellers; Nichtbelegung der Standfläche
Sagt der Aussteller seine Teilnahme nach Vertragsschluss ab oder belegt er die gebuchte Standfläche nicht, bleibt er dennoch zur Zahlung des vereinbarten Entgeltes in voller Höhe verpflichtet. Der Organisator kann die vom Aussteller nicht in Anspruch genommene Standfläche anderweitig vergeben, um ein geschlossenes Erscheinungsbild der Messe zu gewährleisten.
8. Zahlungsverzug; Rücktritt des Organisators, Schadensersatz
Nach erfolglosem Ablauf einer vom Organisator gesetzten Nachfrist zur Zahlung des vereinbarten Entgeltes ist der Organisator berechtigt, vom Ausstellervertrag zurückzutreten. Übt der Organisator sein Rücktrittsrecht aus, steht ihm gegen den Aussteller ein pauschalierter Schadensersatz in Höhe des vollen, vereinbarten Entgeltes zu, es sei denn, der Aussteller kann einen geringeren Schaden nachweisen.
9. Fotografien, Video- und Filmaufnahmen
9.1 Der Organisator und mit dessen Zustimmung Presse-, Funk- und Fernsehunternehmen dürfen auf der Messe unter Beachtung der Rechte der Aussteller, Besucher und anderer Dritter Foto- und/oder Videoaufnahmen fertigen und/oder durch Dritte anfertigen lassen und diese zu Zwecken der redaktionellen Berichterstattung, Pressearbeit und Werbung nutzen, sofern der Aussteller dem nicht widerspricht. Ein Widerspruch ist nur aus wichtigem Grund möglich. Der Aussteller verpflichtet sich, mit Mitarbeitern und Dienstleistern entsprechende Vereinbarungen zu treffen, die dem Organisator die vorgenannten Aufnahmen erlauben.
9.2 Gewerbliche Foto-, Film- und Videoaufnahmen jeder Art durch den Aussteller sind außerhalb der gemieteten Standfläche unter Beachtung der Rechte der anderen Aussteller, Besucher und anderer Dritter nur gestattet, wenn der Organisator dem zuvor zugestimmt hat.
10. Rechteeinräumung und Gewährleistungen bei Vorträgen des Ausstellers
Für den Fall, dass der Ausstellervertrag einen oder mehrere Vorträge des Ausstellers auf der Messe umfasst, räumt der Aussteller dem Organisator das ausschließliche, räumlich und zeitlich unbegrenzte Recht ein, den Vortrag einschließlich der während des Vortrags verwendeten Materialien in Bild und Ton aufzuzeichnen und die Aufzeichnung den Messeteilnehmern und sonstigen Personen – auch entgeltlich – öffentlich zugänglich zu machen. Der Aussteller gewährleistet, dass durch den Vortrag einschließlich der verwendeten Materialien Rechte Dritter nicht verletzt werden und er uneingeschränkt und frei von Rechten Dritter über die eingeräumten Rechte verfügen darf. Soweit für die vorgenannte Nutzung des Vortrags Genehmigungen Dritter erforderlich sind, hat der Aussteller diese vor Beginn der Messe auf eigene Kosten einzuholen.
11. Werbe- und Vertriebsmaßnahmen
11.1 Werbung und Vertriebsmaßnahmen jeglicher Art, einschließlich Vorträgen und Präsentationen, sind dem Aussteller nur innerhalb der gemieteten Standfläche für die Firma des Ausstellers und nur für die von ihr hergestellten oder vertriebenen Produkte und Dienstleistungen erlaubt, soweit diese angemeldet und zugelassen sind.
11.2 Andere Werbeflächen kann der Aussteller beim Organisator auf Anfrage gemäß aktuellem Werbeflächenkatalog kostenpflichtig buchen.
12. Wohlverhalten, Hausrecht
12.1 Der Aussteller verpflichtet sich, während der gesamten Messe den Messebetrieb sowie andere Aussteller und Besucher weder zu stören noch zu beeinträchtigen. Dies umfasst insbesondere die Verpflichtung, unangemessen laute Geräusche, etwa durch technische Geräte, Musik- oder Video-Präsentationen zu unterlassen.
12.2 Kommt der Aussteller seinen Wohlverhaltenspflichten nicht nach, ist der Organisator berechtigt, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, darunter fallen insbesondere die Einschränkung und Verbot der störenden Standaktivitäten des Ausstellers oder – bei wiederholten und/oder gravierenden Verstößen – der Ausschluss des Ausstellers von der Messe.
13. Mitaussteller
13.1 Die Benutzung der vom Aussteller gemieteten Standfläche durch ein weiteres Unternehmen (Mitaussteller) ist nur mit vorheriger Zustimmung des Organisators zulässig. Diese Zustimmung ist vom Aussteller oder vom Mitaussteller unter Verwendung des vom Organisator zur Verfügung gestellten Antragsformulars gesondert zu beantragen.
13.2 Der Organisator entscheidet über die Erteilung der Zustimmung nach freiem Ermessen.
13.3 Für jeden Mitaussteller fällt mit Vertragsabschluss die im Buchungsformular genannte „Mediafee“ an, die der Aussteller innerhalb der auf der Rechnung angegeben Frist zu zahlen hat. Diese „Mediafee“ ist vom Austeller auch im Falle der Absage oder Nichtteilnahme des Mitausstellers zu zahlen.
13.4 Die vom Aussteller geschuldete Mitausstellergebühr kann der Organisator dem Mitaussteller gegenüber geltend machen, wenn der Mitaussteller dies mit Einverständnis des Austellers oder der Aussteller dies mit Einverständnis des Mitausstellers beantragt hat. Schuldner der Mitausstellergebühr ist bis zur vollständigen Zahlung in beiden Fällen der Aussteller.
13.5 Erfolgt die Antragstellung durch den Aussteller und gibt dieser die für Aufnahme des Mitausstellers in die Messemedien erforderlichen Daten des Mitausstellers im Antrag an, so erklärt er damit zugleich, dass er zur Weitergabe der Mitaussteller-Daten berechtigt ist.
13.6 Der Aussteller hat jedem Mitaussteller vertraglich die Beachtung der mit dem Ausstellervertrag festgelegten Pflichten, Verhaltensmaßregeln, Duldungs- und Unterlassungspflichten aufzugeben und durchzusetzen. Die Gestattung des Organisators zur Aufnahme des Mitausstellers erfolgt unter Aufrechterhaltung der aus dem Ausstellervertrag hervorgehenden Vertragspflichten sowie unter Ausschluss jeglicher Zusicherung und Gewähr für die Realisierbarkeit eines durch Aufnahme des Mitausstellers bezweckten anderweitigen Erfolgs.
14. Versicherungspflicht, Bewachung
14.1 Der Organisator übernimmt keine Obhutspflicht für Aufbauten und Ausstellungsgut des Ausstellers, dessen Standausrüstung und für Gegenstände, die sich im Eigentum des Standpersonals befinden. Auf die Möglichkeit der entgeltpflichtigen Beauftragung von Hallen- und Standwachen wird der Aussteller daher ausdrücklich hingewiesen.
14.2 Für die ausgestellten Gegenstände und für alles Mobiliar oder anderes Inventar (z.B. elektronische Geräte, Monitore, etc.) die dem Aussteller gehören, muss der Aussteller auf eigene Kosten alle Versicherungen abschließen, die die zivilrechtliche Haftung für Risiken für sich selbst, sein Personal und Dritte abdecken. Weder der Organisator noch die Verantwortlichen des Veranstaltungsortes haften für solche Risiken, insbesondere im Falle von Verlust, Diebstahl oder Beschädigung.
15. Absage der Messe durch den Organisator
15.1 Der Organisator behält sich das Recht vor, die Veranstaltung bis zum Veranstaltungstermin aus wichtigen vom Organisator nicht zu vertretenden Gründen, aufgrund höherer Gewalt oder wenn aufgrund einer Pandemie behördliche oder gesetzliche Beschränkungen eine Veranstaltungsdurchführung verhindern, abzusagen.
15.2 „Höhere Gewalt“ bedeutet das Eintreten eines Ereignisses oder Umstands, das den Organisator daran hindert, seine vertraglichen Verpflichtungen aus dem Vertrag zu erfüllen, wenn und soweit dieses Hindernis außerhalb seiner zumutbaren Kontrolle liegt und es zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses nicht in zumutbarer Weise vorhersehbar war und die Auswirkungen des Hindernisses vom Organisator nicht in zumutbarer Weise hätten vermieden oder überwunden werden können.
15.3 Insbesondere bei den folgenden Ereignissen wird vermutet, dass sie die Voraussetzungen nach Ziffer 15.2 erfüllen: Krieg, Währungs- und Handelsbeschränkungen, Embargo, Sanktionen, Behördenanordnungen, Epidemie, Naturkatastrophe oder extremes Naturereignis, Explosion, Feuer, Zerstörung von Ausrüstung, längerer Ausfall von Transportmitteln, Telekommunikation, Informationssystemen oder Energie, allgemeine Arbeitsunruhen wie Boykott, Streik und Aussperrung, Bummelstreik, Besetzung von Gebäuden.
15.4 Bei einer Absage durch den Organisator werden dem Aussteller bereits gezahlte Vergütungen für nicht erbrachte Leistungen zurückerstattet. Darüberhinausgehende Haftungs- und Schadensersatzansprüche, die nicht die Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit betreffen, sind, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit des Organisators vorliegt, ausgeschlossen. Dies gilt auch für vergebliche Aufwendungen. Im Übrigen gelten die Regelungen in Ziffer 16.
16. Haftung, Haftungsausschluss und -beschränkung
16.1 Die Haftung des Organisators gegenüber dem Aussteller bestimmt sich nach den gesetzlichen Bestimmungen, soweit in den nachfolgenden Ziffern keine abweichenden Regelungen getroffen sind.
16.2 Der Organisator haftet, vorbehaltlich nachstehender Ausnahmen, nicht bei Verletzung von Pflichten aus dem Schuldverhältnis. Er haftet insbesondere nicht für Ansprüche des Ausstellers auf Schadensersatz oder Aufwendungsersatz – gleich aus welchem Rechtsgrund.
16.3 Vorstehender Haftungsausschluss gemäß Ziffer 16.2. gilt nicht:
a) für eigene vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzung des Organisators und vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzung von gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen des Organisators;
b) für die Verletzung von wesentlichen Vertragspflichten; „Wesentliche Vertragspflichten“ sind solche, deren Erfüllung den Vertrag prägen und auf die der Aussteller vertrauen darf;
c) im Falle der Verletzung von Körper, Leben und Gesundheit, auch durch gesetzliche Vertreter oder Erfüllungsgehilfen des Organisators;
d) im Falle des Verzuges, soweit ein fixer Liefer- und/oder fixer Leistungszeitpunkt vereinbart war;
e) soweit der Organisator eine Garantie für die Beschaffenheit einer Ware oder das Vorhandensein eines Leistungserfolges, oder ein Beschaffungsrisiko im Sinne von § 276 BGB übernommen hat;
f) im Falle gesetzlich zwingender Haftungstatbestände, insbesondere nach dem Produkthaftungsgesetz.
16.4 Im Falle, dass dem Organisator oder seinen Erfüllungsgehilfen nur leichte Fahrlässigkeit zur Last fällt und kein Fall vorstehender Ziffer 16.3. dort lit. c), e) und f) vorliegt, haftet der Organisator auch bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten nur für den vertragstypischen und vorhersehbaren Schaden. § 254 BGB (Mitverschulden) bleibt unberührt.
16.5 Die Haftung des Organisators ist der Höhe nach für jeden einzelnen Schadensfall begrenzt auf einen Haftungshöchstbetrag in Höhe von EUR 5.000,00 €. (Ein einzelner Schadensfall liegt vor, wenn ein schädigender Vorgang bei objektiver Betrachtungsweise einen einheitlichen Lebenssachverhalt bildet.) Dies gilt nicht, wenn dem Organisator Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zur Last fällt, für Ansprüche wegen der Verletzung von Körper, Leben oder Gesundheit sowie im Falle einer Forderung, die auf einer deliktischen Handlung oder einer ausdrücklich übernommenen Garantie oder der Übernahme eines Beschaffungsrisikos nach § 276 BGB beruht, oder in Fällen gesetzlich zwingender, abweichender höherer Haftungssummen. Eine weitergehende Haftung des Organisators ist ausgeschlossen.
16.6 Die Haftungsausschlüsse bzw. -beschränkungen gemäß den vorstehenden Ziffern 16.2 bis 16.5 und nachfolgender Ziffer 16.7 gelten im gleichen Umfang zu Gunsten der Organe, leitenden und nichtleitenden Angestellten und sonstigen Erfüllungsgehilfen sowie Subunternehmern des Organisators.
16.7 Soweit der Organisator nicht unbeschränkt haftet, verjähren Schadensersatzansprüche in einem Jahr vom Beginn der gesetzlichen Verjährung gemäß §§ 199 bis 201 BGB an.
16.8 Eine Umkehr der Beweislast ist mit den vorstehenden Regelungen nicht verbunden.
17. Geldmachung von Ansprüchen, Aufrechnung
17.1 Alle Ansprüche des Ausstellers gegen den Organisator sind spätestens innerhalb von 4 Wochen nach Beendigung der Messe schriftlich geltend zu machen (Ausschlussfrist).
17.2 Die Aufrechnung oder Zurückbehaltung durch den Aussteller gegenüber Ansprüchen des Organisators ist nur statthaft, sofern die fällige Gegenforderung rechtskräftig festgestellt oder unbestritten ist.
18. Vorrang des deutschsprachigen Textes, Schlussbestimmungen
18.1 Für das Rechtsverhältnis zwischen den Parteien ist allein der deutschsprachige Text dieser AGB maßgeblich.
18.2 Sollten einzelne Bestimmungen dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam sein, so wird die Gültigkeit der übrigen Regelungen dadurch nicht berührt. Die unwirksame Bestimmung ist so abzuändern, dass der beabsichtigte Zweck erreicht wird.
18.3 Gerichtsstand ist der Sitz des Organisators. Für alle Rechtsbeziehungen zwischen Aussteller und Organisator ist deutsches Recht unter Ausschluss UN-Kaufrechts maßgebend.
Stand: 31.03.2026
GENERAL TERMS AND CONDITIONS FOR EXHIBITORS
1. Scope of Application, Amendments
1.1 These General Terms and Conditions apply to all contracts between RM Rudolf Müller Events GmbH, Madeleine-Ruoff-Str. 26a, 82211 Herrsching (hereinafter referred to as the “Organizer”) and its customers (hereinafter referred to as “Exhibitor”) regarding the customer’s participation as an exhibitor at the respective BIM WORLD MUNICH or CAFM WORLD (hereinafter: “Trade Show”) as well as regarding trade show-related services. Any deviating general terms and conditions of the Exhibitor shall not be recognized unless the Organizer expressly agrees to their validity in writing.
1.2 In the event of a change in market conditions and/or the legal situation and/or supreme court case law, the Organizer is entitled to supplement and/or amend these General Terms and Conditions with six (6) weeks’ notice, provided this is reasonable for the Customer. The respective changes will be communicated to the Customer via email. The additions or amendments shall be deemed approved if the customer has not objected to them via email within a period of six (6) weeks after receiving the amendments and/or additions, provided that the organizer has expressly referred to this deemed approval in the notice of amendment. Any objection by the customermust be sent to info@bim-world.de.
2. Conclusion of the Contract
2.1 The exhibitor submits an offer to conclude the exhibitor contract by returning the booking form provided by the organizer, fully completed and signed, to the organizer. The exhibitor is bound by their contractual offer upon receipt by the organizer. The organizer may accept the offer within 14 business days, thereby concluding a binding contract with the exhibitor.
2.2 Alternatively, the Organizer will prepare an individual offer for the Exhibitor upon request. In this case, the contract with the Exhibitor is concluded when the Exhibitor returns the signed offer to the Organizer within the specified offer period.
2.3 The subject matter of the contract is the scope of services specified in the booking form and the booth confirmation or the customized offer.
3. Allocation and Reservation of Booth Space
3.1 The organizer will allocate booth space to the exhibitor at its discretion, taking into account the date the contract was signed, the product groups specified by the exhibitor, and the available space. The Organizer reservesthe right to change the stand space allocation even after it has been made, if this is necessary for the utilization of the premises, the design of the competitive environment for exhibitors, or for technical or safety reasons. In this case, the Organizer will endeavor to allocate a comparable booth space to the Exhibitor. If the new booth space is smaller than the booked space, the Organizer will reimburse the Exhibitor for the difference. The Exhibitor has no further claims.
3.2 If the exhibitor wishes to book a specific stand space, they shall notify the organizer of this during the booking process. If the desired space is available, the organizer will confirm the reservation of this stand space, specifying the reservation period, the organizer, will invoice the exhibitor for the reservation fees in the amount specified in the booking form. If no contract is concluded with the exhibitor within the reservation period, thereservation expires and the organizer may reserve or allocate the space to another party.
4. Access to the Exhibition Grounds
Access to the exhibition grounds is permitted for exhibitors only with the exhibitor pass issued by the organizer.
5. Stand Occupancy; Stand Setup and Dismantling
5.1 The exhibitor undertakes to occupy their booth for the entire duration of the trade fair.
5.2 The exhibitor shall comply with the stand setup and dismantling times specified by Messe München. In the event of a violation, the exhibitor shall bear the late fee charged by Messe München plus a handling surchargeamounting to 10% of the late fee.
5.3 On the day of stand dismantling, the exhibitor must completely clear the stand area. This includes restoring the exhibition space to its original condition, i.e., removing all stand construction materials, all exhibition items, and all other exhibition materials. The organizer is entitled to dispose of any stands or exhibits left behind at the exhibitor’s expense. The organizer assumes no liability for damage to or loss of exhibition stands and/or exhibits left behind.
6. Prices and Terms of Payment
6.1 All prices stated in the Organizer’s exhibitor information, forms, and offers are net prices. Where applicable statutory value-added tax applies, it will be charged additionally and shown separately on the invoice.
6.2 Invoices are due without deduction within the period specified on the invoice.
6.3 In the event of late payment, the exhibitor will be charged late payment interest in accordance with statutory provisions (§ 288 BGB). Furthermore, the organizer reserves the right to charge a processing fee for reminders aswell as other costs incurred due to the delay.
6.4 Payments must be made exclusively to the account specified on the invoice. Fees for international transactions, wire transfers, or other payment methods shall be borne by the exhibitor.
7. Non-participation of the exhibitor; failure to occupy the booth space
If the exhibitor cancels their participation after the contract has been concluded or fails to occupy the booked booth space, they remain obligated to pay the agreed-upon fee in full. The organizer may allocate the boothspace not utilized by the exhibitor to another party to ensure a cohesive appearance of the trade show.
8. Delay in payment; withdrawal by the organizer; damages
Upon the unsuccessful expiration of a grace period set by the Organizer for payment of the agreed-upon fee, the Organizer is entitled to withdraw from the exhibitor contract. If the Organizer exercises its right of withdrawal, it is entitled to lump-sum damages from the exhibitor in the amount of the full, agreed-upon fee, unless the exhibitor can prove that the damage was less.
9. Photographs, video and film recordings
9.1 The Organizer, and with its consent, press, radio, and television companies, may take photographs and/or video recordings at the trade show—or have them taken by third parties—while respecting the rights of exhibitors, visitors, and other third parties, and may use such material for the purposes of editorial reporting, public relations, and advertising, provided the exhibitor does not object. An objection is permitted only for good cause. The exhibitor undertakes to enter into appropriate agreements with employees and service providers that permit the organizer to make the aforementioned recordings.
9.2 Commercial photography, film, and video recordings of any kind by the exhibitor outside the rented booth area, while respecting the rights of other exhibitors, visitors, and other third parties, are permitted only if the organizer has given prior consent.
10. Grant of Rights and Warranties for Exhibitor Presentations
In the event that the Exhibitor Agreement includes one or more presentations by the Exhibitor at the trade show, the Exhibitor grants the Organizer the exclusive, geographically and temporally unlimited right to record the presentation, including the materials used during the presentation, in both audio and video, and to make the recording publicly available to trade show participants and other persons—including for a fee. The exhibitor warrants that the presentation, including the materials used, does not infringe upon the rights of third parties and that the exhibitor may dispose of the granted rights without restriction and free from the rights of third parties. To the extent that third-party approvals are required for the aforementioned use of the presentation, the exhibitor must obtain these at its own expense prior to the start of the trade show.
11. Advertising and Sales Activities
11.1 Advertising and sales activities of any kind, including lectures and presentations, are permitted to the exhibitor only within the rented booth space for the exhibitor’s company and only for the products and services manufactured or distributed by the exhibitor, provided these have been registered and approved.
11.2 The exhibitor may book other advertising spaces from the organizer upon request in accordance with the current advertising space catalog for a fee.
12. Conduct and House Rules
12.1 The exhibitor undertakes not to disrupt or interfere with the operation of the trade show, other exhibitors, or visitors at any time during the event. This includes, in particular, the obligation to refrain from making unreasonably loud noises, such as those caused by technical equipment, music, or video presentations.
12.2 If the exhibitor fails to comply with its obligations regarding proper conduct, the organizer is entitled to take appropriate measures, including, in particular, restricting or prohibiting the exhibitor’s disruptive stand activities or—in the event of repeated and/or serious violations—excluding the exhibitor from the trade show.
13. Co-exhibitors
13.1 The use of the stand space rented by the exhibitor by another company (co-exhibitor) is permitted only with the prior consent of the organizer. This consent must be requested separately by the exhibitor or the co-exhibitorusing the application form provided by the organizer.
13.2 The organizer shall decide on the granting of consent at its sole discretion.
13.3 For each co-exhibitor, the “media fee” specified in the booking form is due upon conclusion of the contract, which the exhibitor must pay within the deadline stated on the invoice. This “media fee” must be paid by the exhibitor even in the event of the co-exhibitor’s cancellation or non-participation.
13.4 The organizer may claim the co-exhibitor fee owed by the exhibitor from the co-exhibitor if the co-exhibitor has requested this with the exhibitor’s consent or if the exhibitor has requested this with the co-exhibitor’s consent. In both cases, the exhibitor remains liable for the co-exhibitor fee until full payment is made.
13.5 If the application is submitted by the exhibitor and the exhibitor provides the co-exhibitor’s data required for inclusion in the trade show media in the application, the exhibitor thereby declares that they are authorized to disclose the co-exhibitor’s data.
13.6 The exhibitor must contractually require each co-exhibitor to comply with and enforce the obligations, rules of conduct, and duties of forbearance and abstention set forth in the exhibitor contract. The Organizer’sauthorization to admit the co-exhibitor is granted subject to the contractual obligations arising from the Exhibitor Agreement and excludes any assurance or warranty regarding the feasibility of any other success intended through the admission of the co-exhibitor.
14. Insurance Obligation, Security
14.1 The Organizer assumes no duty of care for the Exhibitor’s structures and exhibition goods, the Exhibitor’s stand equipment, or for items owned by stand personnel. The Exhibitor is therefore expressly advised of the option tohire hall and stand guards for a fee.
14.2 For the exhibited items and for all furniture or other inventory (e.g., electronic devices, monitors, etc.) belonging to the exhibitor, the exhibitor must, at their own expense, take out all insurance policies covering civil liability for risks to themselves, their staff, and third parties. Neither the organizer nor the venue management shall be liable for such risks, particularly in the event of loss, theft, or damage.
15. Cancellation of the Fair by the Organizer
15.1 The Organizer reserves the right to cancel the event up to the date of the event for important reasons beyond the Organizer’s control, due to force majeure, or if official or legal restrictions prevent the event from taking placedue to a pandemic.
15.2 “Force majeure” means the occurrence of an event or circumstance that prevents the Organizer from fulfilling its contractual obligations under the contract, if and to the extent that this obstacle is beyond its reasonable control, was not reasonably foreseeable at the time the contract was concluded, and the effects of the obstacle could not reasonably have been avoided or overcome by the Organizer.
15.3 In particular, the following events are presumed to meet the requirements of Section 15.2: war, currency and trade restrictions, embargoes, sanctions, government orders, epidemics, natural disasters or extreme naturalevents, explosions, fires, destruction of equipment, prolonged failure of transportation, telecommunications, information systems, or power, general labor unrest such as boycotts, strikes, and lockouts, work-to-rule, and occupation of buildings.
15.4 In the event of cancellation by the Organizer, the Exhibitor shall be reimbursed for any fees already paid for services not rendered. Any further claims for liability or damages that do not concern injury to life, limb, or healthare excluded, unless there is intent or gross negligence on the part of the Organizer. This also applies to futile expenses. In all other respects, the provisions of Section 16 apply.
16. Liability, Exclusion of Liability, and Limitation of Liability
16.1 The Organizer’s liability toward the Exhibitor is governed by statutory provisions, unless otherwise provided in the following sections.
16.2 Subject to the exceptions set forth below, the Organizer shall not be liable for any breach of obligations arising from the contractual relationship. In particular, the Organizer shall not be liable for any claims by the Exhibitorfor damages or reimbursement of expenses—regardless of the legal basis.
16.3 The above exclusion of liability pursuant to Section 16.2 does not apply:
a) for the Organizer’s own intentional or grossly negligent breach of duty and for intentional or grossly negligent breaches of duty by the Organizer’s legal representatives or vicarious agents;
b) for the breach of material contractual obligations; “material contractual obligations” are those whose fulfillment characterizes the contract and on which the exhibitor may rely;
c) in the event of injury to life, limb, or health, including by the Organizer’s legal representatives or vicarious agents;
d) in the event of default, provided that a fixed delivery date and/or fixed performance date was agreed upon;
e) to the extent that the Organizer has assumed a guarantee for the quality of goods or the successful performance of services, or a procurement risk within the meaning of Section 276 of the German Civil Code (BGB);
f) in the event of mandatory statutory liability, in particular under the Product Liability Act.
16.4 In the event that the Organizer or its vicarious agents are only guilty of slight negligence and none of the cases listed in Section 16.3(c), (e), and (f) above apply, the Organizer shall be liable, even in the event of a breach of material contractual obligations, only for damage that is typical for the contract and foreseeable. Section 254 of the German Civil Code (BGB) (contributory negligence) remains unaffected.
16.5 The Organizer’s liability is limited to a maximum liability amount of EUR 5,000.00 per individual claim. (An individual claim exists when a harmful event, viewed objectively, constitutes a single set of facts.) This does not apply if the Organizer is guilty of intent or gross negligence, for claims arising from injury to life, limb, or health, or in the case of a claim based on a tortious act, an expressly assumed guarantee, or the assumption of a procurement risk pursuant to § 276 BGB, or in cases where higher liability limits are mandated by law. Any further liability on the part of the Organizer is excluded.
16.6 The exclusions or limitations of liability pursuant to the preceding sections 16.2 through 16.5 and the following section 16.7 apply to the same extent in favor of the Organizer’s executive bodies, executive and non-executive employees, and other vicarious agents, as well as subcontractors of the Organizer.
16.7 To the extent that the Organizer does not bear unlimited liability, claims for damages shall become time-barred one year after the commencement of the statutory limitation period pursuant to Sections 199 through 201 ofthe German Civil Code (BGB).
16.8 The foregoing provisions do not entail a reversal of the burden of proof.
17. Monetization of Claims, Set-off
17.1 All claims by the exhibitor against the organizer must be asserted in writing no later than 4 weeks after the end of the trade fair (statute of limitations).
17.2 Set-off or retention by the exhibitor against claims of the organizer is only permissible if the due counterclaim has been legally established or is undisputed.
18. Precedence of the German-language text, Final Provisions
18.1 The German-language text of these General Terms and Conditions shall be solely authoritative for the legal relationship between the parties.
18.2 Should individual provisions of these General Terms and Conditions be invalid, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected. The invalid provision shall be amended in such a way that the intended purpose is achieved.
18.3 The place of jurisdiction is the Organizer’s registered office. German law, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods, governs all legal relationships between the Exhibitor and the Organizer.
Effective as of: March 31, 2026